¿Qué es GTD y cómo puede ayudarte a organizar tu vida?

Hoy en día todos queremos hacer más en menos tiempo. Pensamos que ser productivos es hacer más, pero esa mentalidad puede llevarnos al estrés, la ansiedad y al desgaste.
La solución no siempre es hacer más: es organizar mejor. Y aquí es donde entra GTD.

Existen muchos métodos de productividad, pero uno de los más reconocidos es GTD: Getting Things Done, creado por David Allen. En español, su libro se tituló «Organízate con eficacia».

¿Qué es GTD?

GTD es un sistema de productividad que busca sacar todo de tu cabeza y almacenarlo en un sistema externo fiable, permitiéndote tomar mejores decisiones y reducir el estrés.

Como dice Allen:

Nuestra memoria es insuficiente. ¿Cuántas veces recordamos algo en el momento menos oportuno, o se nos olvida cuando más lo necesitamos?

En Ready for Anything, Allen resume GTD en una frase:

Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus tareas cuando aparecen, no cuando expiran. Organiza recordatorios en las categorías correctas y mantén el sistema actualizado para saber qué hacer en cada momento.

Los 5 pasos de GTD

Implementar GTD implica seguir cinco pasos fundamentales:

1. Recopilar

Consiste en capturar absolutamente todo lo que pasa por tu mente o por tu entorno. Usa bandejas de entrada: libretas, apps de notas, correos electrónicos, etc.

💬 Tip personal: Yo uso Todoist y, cuando no puedo, un grupo privado de WhatsApp donde solo estoy yo.

2. Procesar

Una vez capturado todo, debes procesarlo uno a uno:

• ¿Es accionable?
  • Sí: Si toma menos de 2 minutos, hazlo. Si no, delega o programa.
  • No: Elimínalo, archívalo o ponlo en “algún día”.

⚡ Consejos:

• Procesa siempre de principio a fin.
• Nunca vuelvas a meter algo ya capturado.

3. Organizar

Todo lo procesado debe ubicarse en el lugar correcto:

• Acciones siguientes: Tareas concretas.
• Proyectos: Cualquier objetivo que requiera más de una acción.
• En espera: Cosas que dependen de otros.
• Algún día/Tal vez: Ideas para el futuro.

No olvides: Solo usa la agenda para compromisos reales con fecha y hora fija.

4. Revisar

Un sistema que no se revisa, muere.

Haz una revisión:

• Diaria: Revisa tu lista de Acciones Siguientes.
• Semanal: Haz un repaso completo de todo tu sistema.

5. Hacer

Con todo ordenado, solo queda ejecutar.

Prioriza las tareas según:

• Contexto (¿qué puedo hacer aquí y ahora?),
• Tiempo disponible,
• Energía disponible,
• Prioridad real.

🚫 Evita la multitarea. Haz una cosa a la vez, hazla bien.

Conclusión

GTD es mucho más que una lista de tareas. Es un sistema completo de organización personal.

Aquí solo te mostré la base. Domínala primero, luego podrás profundizar en niveles más altos como las “perspectivas” de Allen.

Mi consejo final: no te obsesiones con las herramientas. Son solo un apoyo, no el corazón del método.

👉 ¿Te animas a probar GTD? Cuéntamelo en los comentarios.