Time Boxing y Time Blocking: la clave para organizar tu vida diaria
He decidido contarte sobre estas dos técnicas de manejo del tiempo en un solo artículo porque tienen muchas similitudes, y si no eres experto, puede que te parezcan lo mismo (aunque tienen diferencias importantes).
Administrar bien el tiempo que tienes para hacer tus tareas responde a la llamada Ley de Parkinson, que dice:
“El trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización.”
— Cyril Northcote Parkinson
Por ejemplo, si me solicitan la creación de un sitio web que debe estar listo en tres meses, según esta ley, probablemente me tome los tres meses en terminarlo, aunque podría hacerlo antes.
Otro ejemplo: lo veo siempre en mi hermana. Cuando alguien le encarga uno de sus productos (regalos personalizados), ella se toma todo el tiempo disponible… y termina haciéndolo justo el mismo día de la entrega.
Tanto el Time Boxing como el Time Blocking vienen a ayudarte para no caer en esta trampa, asignando periodos fijos de tiempo a las actividades.
¿Qué es el Time Boxing?
En el caso del Time Boxing, se asignan cajas de tiempo en tu agenda o calendario con un tiempo máximo fijo, en el que debes completar una actividad, sin pasarte de ese límite.
Las cajas pueden durar desde 15 minutos hasta varias semanas o meses.
Están asociadas a objetivos, entregables, presupuestos o hitos.
El concepto de Time Boxing viene del mundo del desarrollo ágil de software, de la mano de James Martin, autor de Rapid Application Development, y posteriormente se ha incorporado al mundo de la productividad personal.
¿Qué es el Time Blocking?
Por otra parte, el Time Blocking consiste en reservar bloques de tiempo específicos, con hora de inicio y fin, para tareas, eventos o cualquier actividad, reflejándolos en tu calendario.
Cada tarea tiene su propio bloque en tu agenda.
Se enfoca más en la organización diaria y semanal.
Elon Musk ayudó a popularizar esta técnica moderna cuando era presidente de Tesla y SpaceX. Organizaba su agenda en bloques de apenas cinco minutos, lo que le permitía también hacer ejercicio y pasar tiempo en familia.
Principales diferencias
| Característica | Time Boxing | Time Blocking |
|---|---|---|
| Enfoque | Completar dentro de un tiempo límite | Reservar tiempo para ejecutar tareas |
| Duración típica | Desde minutos hasta meses | Desde minutos hasta algunas horas |
| Usos principales | Planificación de proyectos | Organización del día a día |
| Flexibilidad | Rígido respecto al tiempo máximo | Más flexible si necesitas ajustar bloques |
¿Cómo aplico estas técnicas?
Hoy me doy cuenta de que ambas estrategias tienen enfoques distintos:
- Time Boxing se orienta más a la planificación de proyectos grandes.
- Time Blocking se enfoca en gestionar las tareas del día a día.
En mi caso, aplico Time Blocking combinando Todoist y Google Calendar:
- Uso Todoist como repositorio de todas las tareas que tengo que hacer.
- En mi revisión semanal, asigno un día y hora específicos a cada tarea.
- Luego, ajusto la duración de cada tarea en Google Calendar según lo que creo que me tomará realizarla.
Llegado el momento, simplemente reviso mi calendario, veo qué tarea toca… ¡y me pongo de lleno a completarla!
Conclusión
No importa qué técnica elijas: lo fundamental es encontrar la que mejor se adapte a tu forma de trabajar.
Dominar tu tiempo es una de las mejores herramientas para alcanzar tus metas y sentir que avanzas todos los días.
¿Te animas a probar Time Boxing o Time Blocking esta semana?