¿Qué es y cómo funciona Zen To Done?

Zen To Done o ZTD es un sistema de productividad creado por Leo Babauta presentado por primera vez en su blog zenhabits y a su vez es el título del libro en donde Babauta describe el sistema, en español lo puedes encontrar como “Del Zen al Hecho”.

ZTD viene a ser la respuesta de Babauta frente a algunos problemas que se pueden presentar con GTD, en especial la complejidad de este último, he de señalar que Babauta es uno de los minimalistas más reconocidos en la web.

Babauta señala en el libro, “ZTD se enfoca en simplificar. Libera tu carga de trabajo lo más que puedas, concéntrate en lo más importante y en hacerlo bien”, en esencia ZTD es la combinación de lo mejor de otros sistemas de productividad pasadas por el filtro del minimalismo.

Los 10 Hábitos de ZTD.

La implementación de ZTD está dada por la incorporación de 10 hábitos a tu vida, aunque en la práctica no hay una obligatoriedad de adoptarlos todos, Babauta señala que los ocho primeros son los esenciales.

La secuencia para adquirir los hábitos tampoco es estricta, puedes empezar por el primero o el tercero, tú eliges por donde comenzar, lo que si incorpóralos a tu vida uno a uno, solo cuando lo consideres oportuno continua con el siguiente hábito.

Capturar.

Este hábito es muy similar al primer paso de GTD, en donde tendrás que aprender a capturar toda la información de tu cabeza y trasladarla a un bloc de notas u otra herramienta, en lo personal utilizo Todoist, así lo tengo tanto en el computador como en mi teléfono.

Lo esencial con el hábito de capturar es mantener el menor número posible de lugares donde recolectar información y tus papeles, tus bandejas de entradas, en lo personal he ido pasando todo a digital, por lo que bandejas de entradas físicas prácticamente no tengo.

Muchas veces puedes tener más de una dirección de e-mail, yo tengo varios e-mails, algunos llevan conmigo muchos años, como mi correo de Hotmail y otros son de los diferentes proyectos en los que estoy presente, tanto míos como de terceros; pero gracias a aplicaciones como Outlook o Gmail las puedo tener todas juntas en una única bandeja.

A Pocket envío artículos que quiero leer con detenimiento en los huecos de tiempo que tengo durante el día, aun no me he decidido si es que los pasos directamente a mi Bandeja de Entrada en Todoist o los mantengo separado.

Procesar.

Al igual que el anterior, en esencia, este hábito es similar al segundo paso de GTD, en donde para lograr Procesar las bandejas de Entradas hay que seguir unos sencillos pasos.

Pero antes ten presente que mientras menos bandejas de entradas tengas será más sencillo el procesado de las mismas, trata de que sean entre 4 a 7, menos es mejor.

1. Procesa tus bandejas de entrada de arriba a abajo, sin saltarse ninguno y sin dejarlos nuevamente en ella, así se logrará tener la bandeja de entrada limpia al finalizar el procesamiento de la misma, algo que es muy grato, especialmente cuando lo que estás procesando es la bandeja de tu correo.
2. Lo que no necesites se va inmediatamente a la basura, saca de tu mente esa “arraigada costumbre” de guardar las cosas por si acaso algún día la necesites, los algún día siempre quedan en eso y cada vez se abultan más tus listas de cosas.
3. Si lo que tienes enfrente es una tarea que no necesitas hacerla tú personalmente delégala en alguien más, pero el delegar no significa que te olvides totalmente de ella, menos cuando tú eres el responsable ante otros.
4. Aplica la regla de los 2 minutos, si puedes hacer la tarea que tienes en frente en menos de dos minutos (o en menos de 5 minutos) tienes que hacerla inmediatamente, de esta forma estarás “ahorrando” tiempo.
5. Si te va a tomar más de 5 minutos aplaza las tareas pasándolas a tu lista de tareas pendientes para hacerlas más tarde, sean tareas que tienes que realizar en una fecha específica o no.
6. Si lo que tienes al frente es Información que necesitas, como algunos artículos que pillaste por Internet, uno que otro correo o un catálogo solo tienes que pasarlo a una carpeta leer o revisar, o incluso imprimir para tenerlo a mano, en definitiva, archiva la información que necesitas (cuida_do de no empezar a acumular información)_
7. Es primordial que no dejes nada en la bandeja de entrada cuando la proceses, Elimina lo innecesario o archiva lo necesario.
8. Programa un tiempo específico una vez al día para realizar este proceso, así no estarás continuamente yendo a tu bandeja de entrada para ver si tienes nueva información que procesar.

Planificar.

En el tercer hábito de ZTD tendrás que aprender a marcarte objetivos y saber programarlos correctamente en tu semana y en tu día a día. Las tareas para cumplir tus objetivos serán tus Grandes Rocas, esas tareas que si o si tienes que hacer, sean relacionadas con tu trabajo o con tu vida.

Distribuye tus Grandes Rocas en tu programación semanal, al comienza limita su número a 1 o 2 diarias para hacerlas lo antes posible cada día. Al comienzo solo programa 4 a 6 en la semana, con el tiempo podrás ir incorporando más.

En lo personal a las Grandes Rocas le doy prioridad 1 en Todoist, así las tengo en la parte alta de la lista de tareas del día, por lo que es lo primero que hago por las mañanas cuando todos están aún durmiendo.

Cada día define tus tres Tareas Más Importantes (TMI o MIT) del día, lo más probable es que incorpores alguna de tus Grandes Rocas junto a algunas otras tareas importantes, como lo señalé antes, trata de hacerlas lo más pronto posible en tu día.

Al hacer tus MITs realízalas una a una, no empieces la segunda si aún no terminas la primera, lo mismo con la tercera, céntrate solo en una y termínala, haz una pausa y continúa con la siguiente.

Cuando termines todas tus MITs repasa lo que has conseguido, descansa, felicítate o recompénsate con algo, te sentirás satisfecho con el haber hecho todas tus tareas importantes del día.

Hacer.

El concepto de este hábito es similar al quinto paso de GTD, en donde debes desterrar la idea de ser multitarea, en la práctica la multitarea no es tal, ya que te encuentras “saltando” de una tarea a otra, perdiendo algo más que foco.

Lo primero, escoge una tarea de tu lista para hacer y elimina todas las distracciones, entre ellas las notificaciones del teléfono y del computador, echa mano del modo avión de tu teléfono, desconéctate de internet si no lo necesitas para hacer la tarea elegida.

Algunas personas puede que necesiten un silencio absoluto, otros ruido blanco o sonidos de la naturaleza, en lo personal la música me ayuda a concentrarme y no me distrae de la tarea que estoy realizando.

Si trabajas desde casa, un cartel que diga prohibido molestar te puede servir para alejar posibles distracciones, también puede ser útil conversar con los que viven contigo y explicarles que cuando trabajas no pueden interrumpirte

Si te interrumpen, anota lo que tengas que hacer y sigue en tu tarea, aleja la multitarea como si fuera la peste. En ocasiones la interrupción es algo realmente urgente por lo que tendrás que parar tu tarea, anotar por donde vas y guardar todo para que cuando vuelvas continúes desde donde estabas.

De vez en cuando descansa, relájate, respira profundo, date un pequeño tiempo para cargar las pilas y continua, no te sobre esfuerces, al final lo único que lograras es demorarte mucho más en terminar tu tarea.

Una muy buena estrategia es trabajar con bloques de tiempo, al estilo de Pomodoro, con uno que otro descanso entre medio de periodos ultra-productivos, puedes utilizar un simple cronómetro o una que otra aplicación especializada, yo uso Toggl junto a Todoist.

Un Sistema Simple y Confiable.

Que tu sistema sea algo sencillo, te basta con una bandeja de entrada, un calendario, listas de tareas y un archivo. Aprende a utilizar listas sencillas, sin complicarte la vida y sin perder tiempo.

No te calientes la cabeza con una infinidad de contextos, especialmente si tu trabajo se realiza a través del computador, ¿tu contexto será computador?, si quieres puedes usarlos, pero en la práctica no te sumarán demasiado.

Tus listas de tareas han de ser las mínimas posibles, algunas de ellas podrían ser @trabajo, @personal, @recados, @llamadas y @esperando, adicionalmente podrías tener una lista de @proyectos para revisarla de tanto en tanto.

No tienes para que complicarte con aplicaciones muy especializadas, las hay y muy buenas, pero en resumen todo el sistema se reduce a unas cuantas listas de tareas y su ejecución.

A mí me sirve Todoist, pero a ti puede que te sirva más tener todo en una agenda de papel o un grupo de tarjetas de cartón. Además de Todoist utilizo Google Calendar como calendario y OneNote como archivo.

Por último, revisa tus listas de tareas y calendarios de forma diaria, al menos una vez y como máximo dos, al inicio y al final de tu jornada, incorpóralo a tus rutinas diarias. Semanalmente revisa la lista de tus proyectos.

Tu sistema y tus herramientas no son los protagonistas, lo importante es lo que tienes que hacer.

Organizar.

Pon cada cosa en su lugar, en su casa, en vez de dejarlas apiladas para luego ver cómo organizarlas, no crees que es desagradable ver un grupo de objetos desparramados por todos lados, al final no podrás concentrarte en lo importante, hacer tus tareas.

Puede ser que algún objeto no tenga realmente su lugar y es por eso que siempre lo dejas en diferentes lugares, búscale su lugar y que sea único, no sirve de nada que lo guardes en una habitación si lo utilizas en otra.

Nunca dejes tus cosas sobre una superficie plana como una mesa, una cómoda o una silla, por lo general estas superficies llaman para que se apilen y entierren las cosas, al final se pierden en esa “torre” de objetos.

Cada cierto tiempo revisa todo, puede que te encuentres con cosas sin un lugar de pertenencia o que en la práctica esa cosa te sobra, sea porque no la utilizas o por que la tienes en duplicado o triplicado.

Revisar.

Revisa tu sistema y tus objetivos de forma semanal, esta Revisión Semanal te dará la oportunidad de hacer los ajustes necesarios para continuar enfocándote en lo importante, lograr tus objetivos.

Durante la Revisión Semanal, pon atención al progreso de tu objetivo anual y que puedes hacer para seguir el camino hasta conseguirlo, ponte un objetivo a corto plazo que te permita acercarte a esa meta anual y define tus Grandes Rocas para la siguiente semana.

Haz un chequeo de todas tus notas y bandejas de entradas para ver si se te ha quedado algo dando vueltas, lo mismo con tu calendario, puede que tengas que hacer alguna tarea como consecuencia de algo que tengas en tu calendario.

También es necesario una revisión de todas tus listas, puede que hayas realizado alguna tarea que aún está en tus listas de tareas por hacer o que una tarea específica ya no es necesaria que la realices.

Una vez al mes haz una revisión mucho más profunda, especialmente incluyendo tus objetivos; así también, de forma anual haz una revisión que incluya tus objetivos para el año y los de tu vida.

Simplificar.

Reduce tus metas y tareas a lo esencial, enfócate en tus tareas grandes, esas que te darán renombre, que te generarán ingresos a largo plazo, satisfacción y felicidad duradera, en definitiva, en tus Grandes Rocas, elimina el resto.

Se consciente de lo que ingresas a tu sistema, asegúrate de quedarte con los proyectos y tareas esenciales para poder concentrarte mejor en ellos, aprende a decir No, si algo en un futuro se vuelve importante no dudes que volverá a ponerse en frente tuyo y es en ese momento en que lo tendrás que incorporar a tus listas de tarea.

En lo personal, estoy eliminando todo lo que alguna vez introduje en la lista Algún Día de GTD, cuando sea el momento esas tareas volverán a presentarse como “por arte de magia” frente a mis ojos, en este momento no son necesarias.

Cuando acumulas muchas tareas, algunas quedan enterradas en tus listas y al cabo de un tiempo se hacen innecesarias, elimínalas sin compasión, ya no te son útiles para lograr tus objetivos.

Simplifica tus compromisos, no puedes hacerlo todo, ni estar en todos los lugares, aprende a decir que No a la gran mayoría de cosas, quédate con los compromisos que te hacen feliz y te proporcionan valor, los que de verdad disfrutaras.

Al igual que con los compromisos, simplifica tus flujos de información. En la sociedad actual estamos bombardeados por información constante, empieza a eliminar algunas fuentes; quizás no es necesario que estés suscrito a un centenar de blogs, muchas veces por partida doble, a través de lector de feed y correo.

Hasta hace un tiempo atrás era un consumidor asiduo de la TV, hoy en día es muy raro que me siente a ver televisión, las suscripciones a blogs a través de correo son cada vez menores, lo que me permite que en unos pocos minutos pueda procesar todo mi correo.

Al simplificar, todo tu sistema estará acorde a tus metas y objetivos tanto anuales como vitales, y a su vez las revisiones del mismo serán mucho más sencillas pudiendo hacerlas en un corto periodo de tiempo.

Rutinas.

Uno de los problemas de GTD para algunas personas, en las que me incluyo, es que es muy desestructurado, una forma de resolver esto es a través de la aplicación de diferentes rutinas, sean diarias, semanales o incluso mensuales y anuales.

Las rutinas como tal son una buena herramienta para ordenar el caos, además de ser buenas para incorporar nuevos hábitos a tu vida. Por lo general las rutinas son personales, lo que a mí me sirve puede que a ti no.

Para crear una Rutina solo tienes que hacer un listado de tareas que haces habitualmente y uno que otra que quieres ir incorporando para luego agruparlas de acuerdo a alguna característica en las que encuentres similitud.

Un ejemplo de rutina puede ser una Rutina Matinal en donde incluyes Tomar un vaso de agua, meditar 10 minutos, fijas tus MITs y hacer la primera de ellas, todo depende de ti.

Encontrar tu pasión.

Este puede ser el último hábito listado, pero en si es el más importante, al encontrar tu pasión serás más feliz y más productivo, no sucumbirás a los brazos de la procrastinación, si algo te gusta trabajaras en ello sin ningún problema.

Para encontrar tu pasión solo tienes que empezar a buscarla teniendo en cuenta lo que te gusta hacer, algún hobby o de lo que te pasas horas investigando, las posibilidades son infinitas.

Averigua cómo puedes ganarte la vida con ella, si amas tu trabajo tu lista de tareas será fácilmente abordable, no la sentirás como un gran elefante que tienes que llevar a cuestas.

La Versión Minimalista.

Si encuentras que Zen To Done es muy complejo, existe una versión aún más minimalista y simple, la que sólo comprende cuatro hábitos de los descritos anteriormente

1. Capturar. En una libreta anota tareas, ideas, proyectos y cualquier cosa que se cruce por la cabeza
2. Procesar. Procesa tu bandeja de entrada tomando decisiones rápidas al menos una vez al día.
3. Planear. Define las MITs para cada semana y día, procurando hacerlas lo antes posible.
4. Hacer. Enfócate solo en una tarea a la vez y elimina todas las distracciones.

Palabras al cierre.

Como te habrás dado cuenta en la actualidad estoy aplicando este sistema de productividad personal, anteriormente ya había tratado de implementarlo, pero no había tenido éxito y lo había dejado después de unos 3 meses.

Esta vez he pasado una temporada con GTD y además me he leído los libros de ambos sistemas para poder llegar a buen puerto con la implementación de Zen To Done.