Vuelvo a hablarte un poquito sobre productividad, esta vez es la forma en que trabajo con los correos electrónicos, en especial con Gmail y Todoist, por cierto para manejar el correo utilizó la técnica Inbox Zero.

Gracias a esta técnica he creado la conciencia en mi de que la bandeja de entrada del correo no es una zona de almacenamiento, anteriormente tenía en promedio unos 4 mil correos en ella.

Cuando comencé con ZTD simplifique mucho lo que llega a mi bandeja de entrada de email y el procesar los email a través de Inbox Zero hace que tenga bajo control los emails, los que necesitan algo de mi se van a Todoist.

De Gmail a Todoist

Una de las razones por que me gusta Todoist es la facilidad en que puedo agregar tareas o cosas a su bandeja de entrada y eso incluye los correos de Gmail, se que con Outlook de Office también se puede pero no lo tengo claro.

Para conectar Gmail con Todoist existen varias formas, de las cuales yo he utilizado el plugin de Chrome y el de Firefox, IFTTT y el reenvío del correo, pero actualmente utilizo el plugin de Chrome y IFTTT

Plugins de Chrome.

Lo he puesto en plural porque existen dos plugins oficiales (de Todoist) que te permitirán agregar el correo de Gmail a Todoist, Todoist: Gestor de Tareas Pendientes y Listas y Todoist for Gmail.

El primero es un plugin a nivel del navegador, por lo que tendrás un icono en la barra de herramientas de Chrome, muy similar si utilizas Firefox como navegador y el plugins de Todoist para ese navegador.

El segundo es un plugin específico para Gmail y se integra a través de un botón dentro de la interfaz del propio Gmail, pero solo está disponible si utilizas Google Chrome ( o en su defecto Chromium).

Actualmente solo estoy utilizando el primero, el que trabaja a nivel del navegador, porque me permite marcar como tareas o cosas a procesar los emails de Gmail y una que otra pagina que me ha llamado la atención.

Para convertir un email de Gmail en tarea de Todoist es muy sencillo, solo sigue los siguientes pasos:

  1. Instala el Plugin, sin esto lógicamente no podrás continuar, como te comente yo uso el plugin para Chrome
  2. Mientras vas procesando la bandeja de entrada de Gmail te encontrarás con algún correo que requiera que hagas algo con él  que te tomará algo de tiempo, esos son los que yo envío a Todoist
  3. Presiona el Icono de Todoist en la barra de herramientas de Google Chrome / Chromium (también puede ser Firefox), se mostrara una pequeña ventana donde podras ver algunas tareas y al final dos enlaces Añadir tarea y Añadir email como tarea, elige el segundo.
  4. Se creará la tarea teniendo como nombre el asunto del correo y enlazando a él, además tendrá un icono de un sobre, así sabrás fácilmente que es un email. Si quieres le cambias el nombre a algo más descriptivo

IFTTT.

IFTTT es una herramienta que permite conectar dos servicios utilizando la forma “si pasa esto haz esto otro” , anteriormente ya te he hablado de IFTTT en el blog, puedes echarle un ojo a 10 recetas de IFTTT para WordPress y Redes Sociales.

A través de IFTTT puedes pasar a Todoist algún email utilizando como criterio la dirección de correo de quien envía, una etiqueta específica o si corresponde al resultado de una búsqueda específica.

Yo lo he utilizado para los correos con facturas de algunos servicios como los de mi proveedor de Internet y Televisión Satelital, para eso creó un filtro en Gmail en donde los etiqueto como Facturas

Para definir la tarea uso el asunto del correo y en las notas incorporó el contenido del email, de esta forma pasó todo lo necesario a Todoist sin perder información.

Esta técnica tiene la desventaja que el email aún permanece en la bandeja de entrada de Gmail y habría que eliminarlo o archivarlo de manera manual o a través de la creacion o modificacion de filtros en Gmail

Reenviar el correo a Todoist.

Si dispones de la versión Premium de Todoist (2 meses gratis) puedes reenviar el correo a la bandeja de entrada de Todoist fácilmente.

Para poder utilizar este método tienes que obtener el correo de la bandeja de entrada de todoist:

  1. En Todoist dirígete a la Bandeja de Entrada y haz click en el icono de herramientas, asi podras ver un pequeño menú.
  2. En el menú tendrás que hacer clic en Enviar tareas a este proyecto por email para poder obtener la dirección de email de ella.

En Gmail puedes guardar la dirección de la bandeja de entrada de Todoist como un contacto, de esta forma podrás reenviar fácilmente los email a tu bandeja de entrada.

Palabras al cierre.

Espero que este artículo te sirva para poder domar un poco más tu bandeja de entrada de Gmail, si te sirve cuéntamelo o si usas algun otro metodo tambien.

Como siempre estoy atento a tus dudas a través de los Comentarios, del Formulario del blog y en mi Twitter. No dudes en compartir este artículo en tus redes sociales, te lo agradeceria un monton.

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