Si trastean en mi blog, podrán encontrar un artículo en donde nombro a Todoist como la herramienta base de mi gestión de productividad personal, en ese tiempo estaba experimentando con Zen to Done, una adaptación de GTD hecha por Leo Babauta

De mi paso por ZTD quedaron las ganas de probar su versión original, GTD, cual es el método de productividad personal que estoy aplicando hoy en día, con algunas adaptaciones para hacerlo más propio, tomando algunas ideas de otros bloggers como Carl Pullein, Berto Pena o Francesco D’Alessio y la adopción de Todoist en mi diario vivir.

Todoist me lleva acompañando desde mediados del 2014, y desde Febrero de 2015 llevo utilizando la versión de pago, que bien vale la pena haber invertido en ella, pero para quienes recien comienzan a probarla es más que suficiente la versión gratuita, disponible en un sin numero de plataformas y dispositivos.

Lo básico de Todoist

Como ya señale Todoist es una herramienta que te ayudara en organizar tu productividad, en esencia es un gestor de tarea, muchos lo asemejan y/o comparan con Wunderlist y Remember the milk, otros dos muy buenos gestores.

Todoist visualmente es muy limpio, quizás para algunos puede ser muy “blanco” o sencillo, pero es ahí donde esta su gracia, no te agobiara como lo podría ser utilizar Evernote como gestor de tareas junto a las otras miles de funcionalidades que le puedes dar a esta ultima herramienta.

En la interfaz de esta herramienta encontramos una sección, con tres grandes listas que “vienen de fabrica” , Bandeja de Entrada, Hoy y Próximos 7 días, si estas familiarizado con este tipo de herramientas o con métodos de productividad sabrás el uso de cada una de ellas o lo podrás intuir.

Inmediatamente bajo estas tres grandes listas existen tres secciones que podrán albergar otras listas, Proyectos, Etiquetas y Filtros, de las cuales proyectos viene a ser como las Categorías de tu Blog o tu E-commerce y las Etiquetas a su vez tienen su simil en tu blog como las etiquetas o tags.

Como todo gestor de tareas, lo más importante son las Tareas y Todoist lo hace bastante bien permitiéndote de diferentes lados crear una tarea nueva, incluyendo atajos de teclado que harán que trabajes más rápido si estas en tu equipo de escritorio y widget específicos si te encuentras en tus dispositivos móviles.

A cada tarea, que por defecto al crearla se incluyen en tu Bandeja de Entrada o en algún Proyecto especifico, le puedes sumar diversas características, entre ellas una fecha de vencimiento, sea día, hora o periodo especifico, alguna de las cuatro banderitas de prioridad y, si te decantas por la versión pagada, diferentes recordatorios, tanto por mail como por notificación en tus dispositivos en determinada fecha o lugar.

Versatilidad y Multiplataforma

Como puedes haber notado, he señalado que Todoist se encuentra disponible para varios dispositivos y sistemas en su web señalan que se encuentra en +10 plataformas distintas, y es uno de los pocos gestores que he visto que funciona bien en todas ellas

En mi caso he utilizado Todoist en mi Notebook con Windows 10 con la versión web en Firefox, Chrome y Edge, también he utilizado la versión nativa para Windows, tanto la especifica para Windows 10 como la anterior; a su vez soy usuario de Android, tanto en el teléfono como en la tablet y en ambos utilizo Todoist, aun me falta probar la versión para Android Wear.

Pero Todoist no solo se encuentra para los dispositivos que yo utilizo, también esta disponible para iOS en sus tres dispositivos, iPhone, iPad y Apple Watch, OS X y Chrome Os y como extensión para Firefox, Chrome, Safari, Gmail y Outlook.

Aunque los sistemas y los dispositivos son muy variados la experiencia es muy similar en todos, si realizo algún cambio en la versión web, se ve reflejado en mis dispositivos Android y en la versión nativa de Windows, es por esta sincronía y forma de usar es que estoy seguro si a día de mañana se me ocurriera pasarme de Android a iOS no tendría ningún problema en seguir usando Todoist

Junto con la variedad de dispositivos y sistemas disponibles, Todoist cuenta con una gran base de integraciones y cada vez va en aumento, en lo personal hago uso de algunas de ellas y hecho de menos algunas que ya no están como es el caso del desaparecido Sunrise Calendar.

En la actualidad acompaño Todoist con IFTTT y a veces con Zapier, dos aplicaciones que me permiten automatizar muchas cosas, entre ellas un aviso de que alguien me sigue en Twitter o plasmar en un proyecto especifico todas las reuniones, seminarios o webinar que he candelarizado en Google Calendar.

Hubo un tiempo en que estuve probando la técnica Pomodoro, para lo cual eche mano a la integración con Pomodone, una buena app para lo de Pomodoro, pero yo no seguí utilizando dicha técnica y me he centrado más en GTD.

Como usuario de Android y de lo que pone a disposición Google, soy un usuario de las integraciones con Google Maps, Google Drive, Google Now y con el área de notificación con su atajo para crear nuevas tareas.

El Karma o Gamificando tu productividad

Una de las cosas que me llamo la atención cuando recién comenzaba a utilizar esta herramienta, eran los puntos de Karma y los diferentes niveles en los que uno se podía encontrar, utilizando los conceptos de Gamificación en beneficio para mejorar tu productividad y en definitiva para lograr tus objetivos.

Una gran característica para quienes están recién en el camino de mejorar su productividad, y para los que ya llevamos un tiempo para “soltarse las trenzas” y jugar un poco pasando de Principiante a Iluminado acumulando Karma positivo.

Lo que llamara la atención de todos son las gráficas con el numero de tareas que has completado, tanto en forma diaria como semanal y los objetivos en tareas por completar en el día como en la semana.

Recuerda que es solo un juego y no te obsesiones con acumular Karma positivo por que si, céntrate en lograr hacer tus tareas y en mejorar tu productividad.

Palabras al cierre

Si andas en busca de alguna aplicación que te ayude a manejar tus tareas te insto a que por lo menos pruebes Todoist, para eso tiene una versión gratuita que esta muy bien y si te gusta como a mi, la versión premium te vendrá de las mil maravillas.

Algunas características de la versión Premium son:

  • Etiquetas y Recordatorios de tareas
  • Notificaciones basadas en localización
  • Añadir tareas via e-mail
  • Subidas de archivos y comentarios en tareas
  • Copias de seguridad automáticas
  • Sincronización via iCal
  • Plantillas para Proyectos

Si ya estas usando Todoist cuéntame tu experiencia en los comentarios, los estaré esperando, pero recuerda no soy maquina, los reviso y contesto todos los viernes.

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