El ser humano siempre está tratando de hacer más cosas en un cada vez más acotado tiempo, tratamos de ser más productivos pensando que hacer más es ser una persona productiva que se dirige al éxito.

Y esa forma de pensar es lo que crea tantos problemas en la vida gracias a un alza del estrés que nos hace llegar a psicólogos, psiquiatras y terapeutas varios, siendo la solución algo más sencillo, como la utilización de un sistema.

Los sistemas o métodos de productividad vienen a ordenar un poco el panorama de este mundo estresado, existen varios, unos más o menos complejos, personales o aplicables a grandes grupos o procesos industriales.

¿ Qué es GTD ?

Getting Things Done o GTD es un sistema de productividad creado por David Allen, a su vez es el título del libro donde el mismo Allen explica el método, en español el libro se ha traducido como “Organízate con eficacia”

GTD en si es un sistema de almacenamiento externo de todo lo que pasa por tu cabeza, tu memoria no es algo infalible y menos en la vida estresante actual y a su vez te permite tomar decisiones en frio de todo lo que se te cruza por delante, o por atrás.

El mismo Allen señala en el libro que nuestra memoria es insuficiente, ¿cuántas veces nuestra memoria nos ha recordado algo en algún momento en el que no podíamos hacer nada al respecto? ¿Y cuantas veces nuestra memoria no nos recuerda algo cuando sí podemos o debemos hacerlo?

En Ready for Anything, Allen describe brevemente lo que es GTD señalando,

Mantén todo fuera de tu cabeza. Decide qué acciones requieren tus tareas cuando aparecen — no cuando expiran. Organiza recordatorios de tus proyectos y sus acciones próximas en las categorías apropiadas. Mantén tu sistema actualizado, completo y suficientemente revisado para conocer las opciones de las que dispones sobre lo que estás haciendo (y no haciendo) en cualquier momento.

Principios de GTD

En si GTD está conformado por cincos principios, que en la práctica son los cinco pasos que tienes que llevar a cabo para que veas resultados claros de la utilización de este sistema de productividad personal como tal.

Recopilar

Como todo, este es el primer paso en donde tienes que almacenar en “algo” todos lo que se te cruza en frente o lo que se te ocurre, estos almacenamientos son tus bandejas de entradas.

Allen nombra los correos electrónicos, grabadoras, libretas de notas, PDAs y agendas como bandejas de entradas, algunas de ellas ya no se utilizan hoy en día como las PDAs.

Personalmente tengo más bandejas de entradas digitales que análogas, para capturar en cualquier lugar donde me encuentre utilizo Todoist en mi smartphone , en su defecto utilizo un grupo privado de Whatsapp en donde el único dentro del grupo soy yo.

Procesar

Cuando tengas todo en tus bandejas de entrada te tocara procesarlas, en donde decidirás que hacer con cada una de las cosas que has ingresado a tus bandejas de entradas, en esto de procesar, se transforma todo lo que se ha ingresado en algo accionable, en tareas.

Para procesar tus bandejas de entrada, trata de seguir los siguientes consejos

  • Empieza siempre por el principio, aunque suene lógico algunos comienzan por lo de más arriba, luego saltan al medio o al final, quedando algunas cosas sin procesar.
  • No procesar más de un elemento a la vez, no creas que por tratar de procesar más de un elemento a la vez vas a andar mucho más rápido.
  • No pongas de nuevo un elemento en la bandeja de entrada, no pospongas el procesar un elemento al final lo único que harás es duplicar o triplicar el trabajo y perderás tiempo.

Si lo que tienes en frente es accionable:

  • Si lleva menos de dos minutos, hazlo inmediatamente.
  • Si no te corresponde a ti, delégalo.
  • Posponlo.

Si lo que tienes en tu bandeja de entrada no es accionable

  • Desechalo si no lo requieres.
  • Archivalo como referencia.
  • Congelalo si no lo puedes hacer en este momento.

Organizar

Este paso está muy ligado al anterior, ahora todo lo que has procesado anteriormente tiene que ir al lugar que le corresponde de acuerdo a las decisiones que tomaste anteriormente

Lo que se desecha va a la papelera o tacho de basura. Lo que tienes que archivar, pues lo archivas, en lo personal lo paso a digital si no lo es y lo guardo en Onenote (antes lo tenía en Evernote).

Las cosas accionables, en resumen las tareas a realizar, en GTD van a ciertas listas determinadas, Allen en su libro sugiere cuatro grandes listas que puedes usar, la de Acciones Siguientes, la de Proyectos, En espera y Algún día.

  • Acciones Siguientes. Habiendo desglosado las acciones que tienes que hacer en pequeñas (o no tan pequeñas) tareas siempre encontraras que tienes que realizar un paso antes que otro, esta lista es donde anotaras cada uno de los siguientes pasos que tienes que hacer.
  • Proyectos. Allen señala que toda tarea que requiera más de una acción o paso es en sí un proyecto, el cual tienes que anotarlo en esta lista para ser revisados periódicamente y traspasar a la lista de acciones siguientes la tarea o acción que haga que progrese el cumplimiento de cada proyecto.
  • En Espera. Este es el lugar para dejar un referencia de todas las cosas que has delegado o que un tercero ha de enviarte para continuar la realización de una tarea o proyecto.
  • Algún día. Aquí va todo lo que te gustaría hacer pero actualmente te es imposible llevarlo a cabo

En la practica la lista de acciones siguientes se subdividirá de acuerdo a diferentes contextos que englobaran ciertas tareas de acuerdo a algún valor, como puede ser la necesidad de utilización de tu teléfono, de realizarlas en algún lugar determinado como tu casa o tu oficina o con determinadas personas.

Allen también señala la utilización de una agenda como tal, pero solo para las tareas o acciones que han de realizarse si o si en determinado día y a determinada hora.

Revisar

Si no se revisan las listas que se han creado de forma periódica, algunas una vez al día o más, otras de forma semanal, serán completamente inútiles, y en la práctica no sabrás realmente que hacer para llevar a término todas las tareas o proyectos que tengas.

Dependiendo del contexto en que te encuentres tienes que hacer las acciones de tu lista Acciones Siguientes en el mismo orden en que se encuentran, de abajo hacia arriba, tal como lo hiciste al procesar tus bandejas de entradas.

Hacer

Como queda claro, espero, en esta etapa tienes que hacer las tareas y acciones que se encuentran en tu lista en el momento y con las herramientas que tienes a disposición, no hagas dos, tres o más en paralelo, date el tiempo de hacer una por una, la multitarea déjala a las maquinas.

Palabras al Cierre

GTD es mucho más de lo que te he tratado de contar, pero lo que te mostré es la base, primero domina la base para después seguir aprendiendo la metodología completa pasando a lo que Allen denomina perspectivas.

Por la web puedes encontrar muy buenos recursos sobre GTD, tanto en español como en inglés, pero te recomiendo que leas el libro de Allen, siempre es bueno ir a la fuente para “absorber” el conocimiento.

No me he querido detener en que herramientas puedes utilizar para poner en práctica este método, ya que las herramientas solo te tienen que ayudar y no ser lo fundamental.

Cualquier cosas estoy atento a tus dudas a través del Formulario del blog o en mi Twitter, y si te gusto el artículo no dudes en compartirlo en Redes Sociales.

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