Ya he comentado anteriormente que utilizó Todoist como mi herramienta para organizar las tareas que tengo que hacer, por cierto en Organizando mis tareas con Todoist te conté algunas de las razones por las que me gusta.

Pero lo que no te conté esa vez es que puedes automatizar la captura de algunas de las cosas o tareas a través de herramientas de terceros como pueden ser IFTTT, Zapier o Integromat

Hoy te quiero mostrar cómo automatizar tu bandeja de entrada de Todoist con IFTTT, una gran herramienta completamente gratuita.

Qué es IFTTT

Si aún no lo conoces IFTTT es una de las herramientas web para crear automatizaciones, su interfaz y modo de uso la hacen ser una de las más sencillas, la idea detrás de ella es si sucede algo en un extremo, hacer algo en el otro.

Lo primero que tendrás que hacer es dirigirte al sitio web de la aplicación en ifttt.com e ingresar a tu cuenta, en su defecto tendrás que crearte una nueva, estando dentro tendrás que vincular tu cuenta de Todoist a IFTTT.

Vinculando Todoist con IFTTT.

Para poder vincular IFTTT con Todoist dirígete hasta el listado de Servicios, el cual encontraras desplegando el menú ubicado en la parte superior derecha, ese que se encuentra al hacer click en tu imagen de perfil.

Lo primero que verás serán los servicios que ya están activos, para poder vincular un nuevo servicio tienes que hacer clic en el enlace “Al services” que se encuentra bajo el listado de los servicios, de esta forma se desplegará el listado completo junto con una casilla de búsqueda.

En la casilla de búsqueda escribe Todoist, al momento de terminar de teclear bajo ella podrás ver el logo de Todoist, solo haz clic en él para que aparezca una nueva pantalla donde tienes que hacer clic en el botón “Connect” y completar el proceso vinculando ambas herramientas.

Lista de Servicios y WebApps en IFTTT

Automatizando Todoist.

Dentro de IFTTT podrás encontrar varios applets (antiguas recetas) que te permiten automatizar Todoist, algunas creadas por directamente por Todoist, otras por responsables de otros servicios y unas terceras creadas por otros usuarios de la plataforma.

Algunos applets creados por la gente de Todoist son:

Pero si lo prefieres puedes crear tus propios applets vinculando los servicios que estimes más convenientes para ti de todos los que puedes encontrar en IFTTT, para lo cual tienes que hacer clic en My Applets del menú superior y luego hacer clic en New Applet.

En la pantalla que se desplegará aparece la frase if this then that, la cual es la base para el proceso completo. Tienes que hacer clic en this para establecer la acción que activará el proceso para crear una nueva tarea en Todoist.

Creando un nuevo Applet en IFTTT

Estando en el primer paso del proceso, Choose a service, tienes que escoger el servicio que utilizarás, en este ejemplo yo utilizo Gmail, por lo que escribo en la casilla de búsqueda  Gmail y hago clic en el icono de él.

En el segundo paso del proceso tienes que elegir la acción que dispara la secuencia, si utilizas Gmail, las acciones son:

  • Any new email in inbox ( Cualquier nuevo correo en la bandeja de entrada )
  • Any new attachment in inbox ( Cualquier nuevo correo electrónico con archivos adjuntos en la bandeja de entrada )
  • New email in inbox form ( Nuevo correo electrónico en la bandeja de entrada de )
  • New starred email in inbox ( Nuevo correo electrónico destacado en la bandeja de entrada )
  • New send email ( Nuevo correo electrónico enviado )
  • New email in inbox labeled ( Nuevo correo electrónico en la bandeja de entrada etiquetado )
  • New email in inbox from search ( Nuevo correo electrónico en la bandeja de entrada de una búsqueda )

En este caso voy a elegir el sexto, ya que en Gmail etiqueto todos los mensajes de mis proveedores de servicios como el Internet o la TV Satelital con la etiqueta Servicios y necesito traspasar como tarea a Todoist los correos de los cobros de ellos para ser pagados en su momento.

En el siguiente paso, has de escribir la etiqueta que utilizas en Gmail,como señalé en mi caso es Servicios, luego das clic en Create trigger y ya estaría listo la primera parte, el This.

Ahora toca el that, en donde haremos que Todoist trabaje, por lo que es este servicio el que hay que elegir, para la cual lo tienes que escribir en la casilla de búsqueda o desplazarte en forma vertical por el listado de servicios. Haz clic en él.

A diferencia del paso anterior con Gmail, solo existe una acción posible, la creación de una Tarea ( Create Task ), la tienes que elegir haciendo clic en ella, de esta forma se despliega un formulario con todas las opciones posibles para la nueva tarea.

Creando una tarea de Todoist en IFTTT

Lo primero es elegir el proyecto donde se creará la nueva tarea, como sugerencia utiliza la Bandeja de entrada o Inbox, luego en la aplicación la podrás mover al proyecto que mejor estimes conveniente.

En Task content va la tarea en sí, el mismo sistema te sugiere que sea el Asunto del correo, ya en la revisión diaria podrás modificarlo para que refleje realmente la tarea que tienes que hacer con dicho correo de una forma más descriptiva.

El siguiente campo es Note (o Notas), aquí podrás incorporar el contenido del correo electrónico, eso sí, para poder utilizarlo tendrás que tener una suscripción a Todoist Premium.

En Due date puedes ingresar la fecha de vencimiento de la tarea, por lo general no lo utilizo, ya que si es necesario la establezco en la revisión diaria o semanal.

El último campo es la prioridad de la tarea, al igual que el anterior no lo utilizo, por lo que la tarea en sí queda con la prioridad más baja, solo falta hacer clic en Create action.

Se despliega el último paso, en donde puedes escribir una pequeña descripción del applet (140 caracteres) y activar las notificaciones cuando se ejecute el mismo, por último tienes que hacer clic en Finish.

Palabras al cierre

A través de IFTTT puedes vincular varios servicios para crear diferentes tareas en Todoist, no solo Gmail, otros habituales pueden ser Trello o Evernote, incluyo yo tengo una automatización vinculando los nuevos seguidores de mi perfil de Twitter con una tarea en Todoist.

Como siempre estoy atento a tus dudas a través de los Comentarios, del Formulario del blog y en mi Twitter. No dudes en compartir este artículo en tus redes sociales, te lo agradeceria un monton.

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